Privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten.
Version 29.10.2018
Privatlivspolitik for
Bogense Motion
Bogense Motions dataansvar
Bogense Motion behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der
kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig
behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte
formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.
Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne
formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Bogense Motion er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktpersoner:
Hanne Hammond og Birgitte Petersen, Bogense Motion
CVR: 29583072
Mail: info@bogensemotion.dk
www.bogensemotion.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato,
telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og instruktører:
– Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og
bankkontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. DGI, ang. kursusdeltagelse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger :
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger.
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
– Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning
– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
– Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og instruktører:
– Håndtering af instruktørers og bestyrelsesmedlemmers hverv og pligter i foreningen
– Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
– Opfyldelse af lovkrav
– Udbetaling godtgørelser, refusioner og lignende
– Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil
denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til
generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i
foreningen, som evt. lægges på vores hjemmeside eller Facebook.
Videoovervågning i centeret, for at hindre hærværk o.lign.
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til
DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om
Bestyrelsesmedlemmer og instruktører til disse, for at bestyrelsesmedlemmerne og
instruktørerne kan modtage information og aktivitets og kursustilbud fra disse
idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end
samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at
behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid
trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og
resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og instruktører i relevant omfang
til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Videoovervågning videregives til politiet, hvis de har behov for det.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine person-
oplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet bestyrelsesmedlem og instruktør:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overens-
stemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i
op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer og instruktører:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i
op til 1 år efter dit virke er ophørt
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. Km-penge, beklædning, diæter o.lign., skal gemmes i 5
år fra udløbet af det regnskabsår som bilaget drejer sig om.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og instruktører til
statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Videoovervågning opbevares i 14 dage.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplys-
ninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at hen-
vende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysnin-
ger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning
så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved æn-
dringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspo-
litik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse
herom.
Ovenstående retningslinjer for privatlivspolitik er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i
fællesskab til brug for medlemsforeningerne. 2. udgave, februar 2018.